Mødested Kroen
Tilstede: Per, Jan, Martin, Morten og Hans Henrik
Agenda:
- Opfølgning siden sidst
- Regnskab:
Frist for kontingentindbetaling bør ikke være sammenfaldende
med regnskabsårets slutning.
Vejfond og bådelaug bør nedlægges.
Det vil forenkle regnskabet betydeligt.
Vi bør indføre en kontingent fri periode indtil foreningens
formue (ca 497.000 kr i dag) er under 200.000 kr.
Alt sammen skal forelægges generalforsamlingen.
Referat:
Pkt. 1 - Udestående kontingenter
Krostien 2 og Pile Allé 19 mangler som de sidste at indbetale kontingent.
Begge får en sidste rykker hvor der informeres om,
· at indbetalingsfristen er 1 uge.
· at der næste gang kommer inddrivelse ved advokat i fogedretten på, og hvor sagsomkostningerne - kr. 1250 i startgebyr og derefter løber det hurtigt op - vil blive lagt oven i kontingentet.
Det foreslås at foreningen fremadrettet vil køre med rykkergebyr på kr. 100,- ved manglende betaling, og efter manglende reaktion på 2. gangs rykker indlede en inkassoforretning på skyldnerens regning. Dette skal der informeres om på generalforsamlingen, samt fremgå på foreningens hjemmeside.
Pkt. 2 - Foreningens indestående samt kontingenter
GF har ca. 500.000 kr. stående i banken. Banken vil fremadrettet opkræver negative renter af indestående over 200.000 kr. Som et led i en forsvarlig forvaltning af foreningens midler, foreslås det vedtaget på den kommende generalforsamlingen , at
· bestyrelsen får bemyndigelse til at regulere kontingentet fra år til år, indenfor en beløbsramme der ikke overstiger de nuværende 1000 kr. (kræver det vedtægtsændring?) Hensigten med forslaget er, at kontingentet nedsættes så beløbet bedre svarer til foreningens reelle omkosntinger, og så der ikke opbygges unødvendig kapital i foreningen.
· nuværende opkrævningsperiode (2020) bliver en kontingentfri periode.
· opkrævning fremadrettet iværksættes primo september, med betalingsfrist inden 3 uger. Dette giver bedre tid til opkrævningsforløbet inden regnskabsårets afslutning (og det undgås at kontingentbetalingen ligger i juleperioden, et udtrykt ønske på seneste generalforsamling.)
Pkt. 3 Vejfond og Bådelaug
Foreningens altovervejende økonomiske opgave består i drift og vedligehold af veje og belysning.
Det foreslås generalforsamlingen, at vejfond og bådelaug regnskabsmæssigt nedlægges som adskilte konti aht. forenkling. Hverken fond eller laug har haft egne CVR numre, så forenklingen kan gennemføres uden videre. Opkrævningsmæssigt vil der fremadrettet kun figurere ét beløb på kontingentopkrævningen - GF kontingent.
Bådelauget
· Jan kontakter Mikkel Jungersen mhp at rykke bådebro-arbejdsgruppen (den, der meldte sig ved sidste generalforsamling) for fremadrettede løsningsforslag for bådebro og bådelaug. Gruppen informeres om at 30.000 kr. af de indestående midler er øremærket bådelauget.
· Jan kan foreslå et firma der kan klare arbejdet med isættelse og optagning af broen.
Pkt. 4 - belysning
· DONG har ikke opkrævet de årlige 10.000 kr. for belysningen på Pile Allé og Krostien siden 2018. Afklaring - Hillerød Kommune overtog ansvaret i regnskabsåret 2017-2018. Dermed bortfalder denne årlige omkostning for grundejerforeningen.
· Bestyrelsen har igangsat et arbejde med henblik på at få en mere sammenhængende belysning på GF's veje.
Jan har følgende bemærkninger:
Under “Udestående kontingenter” mener jeg, at vi også drøftede, at vi fremadrettet vil køre med rykkergebyr på kr. 100,- ved manglende betaling, og efter manglende reaktion på 2. gangs rykker indlede en inkassoforretning på skyldnerens regning. Dette skal der informeres om på generalforsamlingen, samt fremgå på foreningens hjemmeside.
Under pkt. 2 skriver du “næste bestyrelsesår bliver kontingentfri periode”. Måske mener du det rigtigt, men jeg vurderer at vi er mere præcise, hvis vi formulerer det som “nærværende bestyrelsesperiode” - altså i 2020?
Hans Henrik:
Da det tyder på, at der indstilles at 2020 vil være kontingentfrit, vil jeg erindre om, at vedtægternes § 15 i afsnittet omkring indskud bør ændres til f.eks. følgende:
Indskud i foreningen betales af nye medlemmer med et beløb på 1.000 kr.
Den resterende del omkring overdragelse fra forældre til børn eller omvendt kan bibeholdes, men giv det en tanke om dette er tidssvarende, idet alle varianter kræves særlig opmærksomhed.